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目　　　次

第１条

　この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、一般社団法人北海道町内会連合会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、本会の事業の適正 かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

第２条

　この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

(１)

　個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。

(２)

　個人情報データベース等　特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。

(３)

　個人データ　個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(４)

　保有個人データ　本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになるこ とにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法 若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。

(５)

　本人　個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。

(６)

　従業者　本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する者をいう。

(７)

　匿名化　個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別 する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。

第３条

　個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

第４条

　本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。） をできる限り特定するものとする。

２

　本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。

３

　本会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

第５条

　本会は、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用 目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。

第６条

　本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された利用目的 の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。

２

　第１項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同 意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うこ とができるものとする。

３

　本会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その 取扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。

第７条

　本会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。

２

　本会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。

３

　本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

４

　本会は、前項第４号又は第５号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。

第８条

　本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。

２

　本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他 の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載され た当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する ものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。

３

　前２項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。

第９条

　本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。

２

　本会は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

３

　本会は、個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

４

　本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。

５

　本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

第10条

　本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。

２

　次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

３

　本会は、前項第２号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、 又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

第11条

　本会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面により、その開示 （当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をす るものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部 又は一部を開示しないことができる。

２

　開示は、書面により行うものとする。

３

　保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。

第12条

　本会は、保有個人データの開示を受けた者から、書面により、開示に係る個人データ の訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。

２

　本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、書面による申出理由書の提出を求める。

３

　本会は、第11条の規定により、当該開示の実施にあたっては手数料を申出者より徴収する。手数料については別に定める。

第13条

　本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。

２

　個人情報保護管理者は、事務局長とする。

３

　事務局長は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。

４

　事務局長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。

５

　事務局長は、所管業務における個人情報保護に関する担当職員（個人情報保護担当者）を指名するとともに、適正管理に必要な措置の一部について各事業を分掌する職員に委任することができる。

第14条

　本会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。

２

　苦情対応の責任者は、事務局長とする。

３

　事務局長は、苦情対応について業務を所管する職員に委任することができる。その場合は、 あらかじめその業務の内容を明確にしておくものとする。

第15条

　本会の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

２

　本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。

３

　個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく代表理事に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

第16条

　この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。

附　則

　この規程は、平成１８年４月１日から施行する。
　この規程は、平成２１年５月２９日から施行する。

　この規程は、平成２７年５月２７日から施行する。

開示等請求にかかる手数料